Base de datos (I)

Bases de datos

El almacenamiento de datos es y ha sido relevante desde siempre, antes de la era informática los datos eran capturados y almacenados en documentos y planillas de todo tipo. Luego, se almacenan por excelencia en planillas digitales (recordarán Excel, Lotus y Multiplan)3, donde el problema siempre ha sido el mismo, cómo asegurar el ingreso de información correcta y cómo estructurar la información.

Siempre se ha intentado recopilar los datos en forma ordenada y sistemática de forma que este almacenamiento contribuya a la extracción de infomación relevante.

Archivos

En el enfoque de archivos tradicionales (documentos) los datos se almacenan en archivos individuales, exclusivos para cada aplicación particular.

Hoy en día los documentos tradicionales para el almacenamiento de datos es la planilla de Microsoft Excel y su competidor más cercano Google Sheet. Muchos departamentos dentro de organizaciones usan estos archivos para la carga de datos, la razón sigue siendo su simplicidad y rápidez para ingresar datos, para usuarios no necesariamente especialistas en TI.

La información en estas planillas se ingresa en forma tabular con conceptos de fila y columnas que se han agregado también a su uso en las bases de datos.

Es muy fácil ingresar datos en estas planillas de datos y luego cargar esta información para análisis en programas de análisis o en bases de datos especializadas. Generalmente debe exportarse estos datos en un formato más simple denominado CSV (“comma separated value”).

En estas planillas los datos pueden ser una alta fuente de error y la actualización de los archivos es más lenta que en una base de datos. Los problemas de utilización de estas planillas se resumen en (solo una muestra):

  • redundancia
  • Al no existir algún tipo de cntrol sobre el ingreso más que el del usuario, es muy normal que existan este tipo de errores de duplicidad en los registros.
  • error de ingreso
  • Errores comunes en el ingreso manual de datos, errores de tipo ortográfico, números mal ingresados, etc.
  • estandarización  Es el tipo de error más común y se ejemplifica en el ingreso de fechas donde a pesar de poder regir el formato de entrada, no impide que se ingrese otros formatos que si bien pueden ser correctos,interfieren en la foma de incluirse en una base de datos. 21-12-2021 o bien 21/02/2021, o 21/2/2021).
  • seguridad
  • No hay un control de uso y acceso por usuarios a los datos, más que el control al archivo físico en el computador local o servidor.

Planilla de datos

Una mención especial debe hacerse al respecto del uso de planillas electrónicas como almacén de datos. Si bien presentan las desventajas antes descritas, también permiten en forma fácil realizar un ingreso de datos masivo y simple. Y las principales aplicaciones (Microsoft Excel y Google Sheet) agregan herramientas de análisis para este tipo de documento.

Una mención especial debe hacerse al respecto del uso de planillas electrónicas como almacén de datos. Si bien presentan las desventajas antes descritas, también permiten en forma fácil realizar un ingreso de datos masivo y simple. Y las principales aplicaciones (Microsoft Excel y Google Sheet) agregan herramientas de análisis para este tipo de documento.

Enfoque de Base de Datos

Gran parte de los errores mencionados anteriormente puden ser evitados utilizando una base de datos para la captura y almacenamiento de datos. Para lograr un efectivo tratamiento del recurso dato las organizaciones han optado por trabajar con Bases de Datos que permiten tener un conjunto de datos relacionados y almacenados en forma permanente y usados con variados propósitos por múltiples usuario y que permiten:

  • Integrar: significa que los diferentes archivos de datos han sido lógicamente organizados para reducir la redundancia de datos y facilitar el acceso a ellos.
  • Compartir: significa que todos los usuarios calificados tienen acceso a los mismos datos, para usarlos en diferentes actividades.

En una Base de Datos este conjunto de datos relacionados (actualmente también incluye procedimientos y funciones que operan sobre esos datos) son almacenados en forma permanente y usados con variados propósitos por múltiples usuarios.

Elementos

2.3.1 Personal

Desarrolladores de Sistemas o Aplicaciones: personas como analistas de sistemas y programadores que diseñan nuevos programas de aplicación.

Administradores de Base de Datos: profesional responsables por el diseño de la base de datos y por fijar normas que resguardan la seguridad e integridad de ella.

Usuarios Finales: personas de la organización que agregan, borran y modifican datos en la base de datos y que consultan o reciben información desde la base de datos.

2.3.2 Operacionales

Sistema Administrador de Base de Datos: El SGBD o DBMS es un software (conjunto de programas) que permite manejar una o más Bases de Datos que facilita el proceso de definir, construir y manipular Bases de Datos. Sus principales funciones son: Definición de Datos (se puede realizar a través del lenguaje de definición de datos o DDL) que provee el DBMS.

Manipulación de Datos: permite almacenar, modificar y recuperar los datos de la Base de Datos. Esto se logra a través del lenguaje de manipulación de datos o DML provisto por el SGBD.

Seguridad de Datos: el SGBD provee de mecanismos para controlar el acceso y para definir qué operaciones puede realizar cada usuario. Además, debe proveer de mecanismos de respaldo y recuperación de la Base de Datos, También debe manejar el acceso concurrente a la Base de Datos.

Base de Datos: Es el lugar físico donde quedan los datos de un usuario. Puede ser una Base de Datos Centralizada (completamente almacenada en un computador central) o una Base de Datos Distribuida (donde los datos están almacenados en distintos nodos de una red).

Repositorio: Lugar donde quedan las definiciones de los datos, formatos de pantallas, reportes y definiciones de otros sistemas de la organización. Se le conoce también con el nombre de Diccionario de Datos.

Interface Usuarios/Sistema: Consiste de lenguajes o paquetes generadores de interfaces, reportes, etc. que permiten a los usuarios interactuar con la Base de Datos.

Programa de Aplicaciones: Programas computacionales usados para crear y mantener las Base de Datos, además para proveer información a los usuarios.

Herramientas CASE (Computer-Aided Software Engineering): En un nivel más alto estas son herramientas automatizadas que apoyan el desarrollo de software, especialmente en lo que respecta al diseño de la Base de Datos y sus programas de aplicación.